Fassung vom August 2023
Stiftung PWG zur Erhaltung von preisgünstigen Wohn- und Gewerberäumen der Stadt Zürich:
Werdstrasse 36
Postfach
8036 Zürich
Schweiz
Datenschutzverantwortliche: Sarah Richard, Prozess- und Qualitätsmanagerin
E-Mail: datenschutz@pwg.ch
Telefonnummer: 043 322 14 14
Die vorliegende Datenschutzerklärung ist in einfach verständlicher Sprache abgefasst und verzichtet nach Möglichkeit auf juristische und technische Fachbegriffe.
Bei einem Kontakt mit der Stiftung PWG zur Erhaltung von preisgünstigen Wohn- und Gewerberäumen der Stadt Zürich (im Folgenden «Stiftung PWG», «wir» oder «uns») werden i. d. R. auch «personenbezogene Daten» verarbeitet, die unter das Datenschutzgesetz (DSG) und die Verordnung über den Datenschutz (DSV) fallen. Zu diesen Daten gehören typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit uns stehen. Zudem sind technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen (insbesondere Cookies, siehe dazu Ziffer 4.1).
Die Begriffe «Verarbeiten» oder «Bearbeiten» umfassen jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Erheben, Speichern, Aufbewahren, Bekanntgeben, Verändern, Löschen, Vernichten und Verwenden von Personendaten.
Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Bearbeitung personenbezogener Daten durch uns auf.
Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht wie insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG; SR 235.1) und der Verordnung über den Datenschutz (DSV; SR 235.11).
Die von uns bearbeiteten Personendaten umfassen schützenswerte Personendaten im Sinn des DSG. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur im Einzelfall und nach entsprechendem Einverständnis weiterbearbeitet (z. B. Betreibungsregisterauszüge, Informationen zu Sozialhilfe etc.).
Jeder Person steht das Recht zu, gem. Art. 25 DSG von uns unentgeltlich Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten können wir ein kostendeckendes Entgelt verlangen (gemäss Art. 19 Abs. 2 DSV maximal 300.- CHF). Jeder Person steht unter der Voraussetzung von Art. 28 Abs. 1 DSG das Recht zu, von uns die Herausgabe ihrer Personendaten, die sie ihm bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen. Auskunfts- und Herausgabebegehren sind zu richten an: datenschutz@pwg.ch. Die Ausübung der vorgenannten Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z. B. durch eine Ausweiskopie, wenn Ihre Identität sonst nicht klar verifiziert werden kann). Betroffene Personen, deren Personendaten wir bearbeiten, verfügen über ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde. Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB; www.edoeb.admin.ch).
Im Vermietungsprozess fallen Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern an, soweit dies für den Prozess oder für Mietverträge erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur zweckgebundenen Datenbearbeitung. Wir weisen betroffene Personen im Vermietungsprozess darauf hin, dass wir Personendaten von Dritten beschaffen (insbesondere Referenzauskünfte; gemäss den Angaben der Mietinteressentinnen und Mietinteressenten). Wir informieren die betroffenen Personen in angemessener Weise über die Quelle der extern beschafften Personendaten. Personendaten von Mietinteressentinnen und Mietinteressenten werden temporär bei uns gespeichert und nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht, sofern dieser nicht in eine Vermietung mündet. Aus diesem Grund müssen Sie alle Daten erneut eingeben, wenn Sie sich auf eine andere Wohnung von uns bewerben. Mietverträge und die damit in Zusammenhang stehenden Personendaten werden nach den Grundsätzen der allgemeinen Verjährungsfrist (Art. 127 OR) 10 Jahre über die letzte vertragliche Leistung (i. d. R. Abrechnung der Nebenkosten bzw. Rückerstattung des Mietzinsdepots) hinaus aufbewahrt.
Zur Erbringung unserer Dienstleistungen arbeiten wir mit vielfältigen, von uns sorgfältig ausgewählten externen Partnern zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG- bzw. die DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die betreffenden Datenschutzbestimmungen von unseren abweichen. Sie geben Ihre Erlaubnis zur Bekanntgabe von Personendaten an unsere Kooperationspartner. Dies findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistungen und nur im dafür erforderlichen Umfang statt. Darunter fallen beispielsweise Personendaten, die für Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen der Mieträumlichkeiten an Hauswartungen und Handwerker bzw. Dienstleister oder Behörden weitergegeben werden.
Datenverarbeitungs-Server können ihren Standort und Auftragsbearbeiter ihren Sitz im Ausland haben. Wir arbeiten jedoch ausschliesslich mit Auftragsbearbeitern zusammen, die sich auf eine DSG- bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung verpflichten.
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen.
Für digitale Newsletter verwenden wir die Lösung Mailchimp. Für den Versand werden E-Mail-Adressen auf den Servern des Anbieters gespeichert. Es gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und Datenschutzerklärung des Betreibers. Empfängerinnen und Empfänger haben jederzeit die Möglichkeit, ihre Personendaten zu aktualisieren und zu löschen (bzw. sich vom Newsletter abzumelden). Entsprechende Hinweise finden Sie in jedem Newsletter. Wir versenden keine unangeforderten Newsletter.
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr in einem Gesprächsverlauf, wenn eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen eine Aufbewahrung erforderlich macht.
Die personenbezogenen Daten werden keiner automatisierten Entscheidungsfindung zu Grunde gelegt. Wir betreiben mit den personenbezogenen Daten kein Profiling.
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Datensicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten in der Schweiz verwahrt werden. Der Rhythmus der Datensicherungen richtet sich nach einschlägigen Empfehlungen.
Datensicherheit ist uns ein wichtiges Anliegen. Unsere Massnahmen zum Schutz vor unberechtigten Zugriffen richten sich nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes. Der Zugriff auf unser Online-Angebot erfolgt mittels Transportverschlüsselung (SSL / TLS, insbesondere mit dem Hypertext Transfer Protocol Secure, abgekürzt HTTPS). Die meisten Browser kennzeichnen Transportverschlüsselung mit einem Vorhängeschloss in der Adressleiste.
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